Chères Présidentes, chers Présidents,
Nous ne pouvions écrire notre newsletter ce mois-ci sans commencer par un mot de soutien envers tous les clubs Yonnais qui vivent certainement aujourd’hui l’une des périodes les plus troublées de leur histoire. Nous ne pouvions écrire sans vous souhaiter à tous, dirigeants, sportifs, bénévoles, ainsi qu’à vos familles, d’être en bonne santé et de pouvoir traverser cette période ensemble et soudés.
Chacun plus que jamais aujourd’hui pense à sa santé et à celle de ses proches. Et la santé, c’est un des mots qui résonne dans les objectifs de l’Office des Sports en 2020. C’était le cas hier, ça le sera encore plus demain. Nous développerons pus tard, les actions que nous souhaiterions mettre en place en 2020,
Mais aujourd’hui réfléchissons à comment vivre cette période difficile. Pour certains clubs, la saison est terminée, et il faut déjà réfléchir à la prochaine.
L’Office des Sports Yonnais est à votre écoute. C’est peut -être encore plus le moment d’échanger ses expériences pour apporter aux uns et aux autres les solutions aux différents problèmes.
LES IDÉES QUI SAUVENT
Utiliser un logiciel de gestion : Pas d’échanges de documents, pas de perte d’information, tout est synchronisé en ligne et accessible à tout moment.
Vous informer et sensibiliser les membres de votre association quant au coronavirus, aux risques et au confinement.
Favoriser le télétravail pour votre équipe associative. Ce confinement nous force tous à revoir nos méthodes de travail. C’est un challenge auquel les entreprises comme les associations n’étaient pas vraiment préparées. C’est l’occasion de mieux communiquer en interne avec les bons outils : messagerie, chat, e-mail, appels vocaux et vidéo, espace de stockage en ligne , logiciel de gestion de l’association en ligne.
S’assurer de la sécurité dans les locaux : cadre de sécurité, affiches et en profiter pour se former et ressortir des projets oubliés.
Garder le contact avec vos bénévoles, vos salariés. Revenir au bon vieux contact téléphonique, ou négocier le virage du numérique à marche forcée – Cette crise sanitaire sans précédent est en train de bousculer les pratiques des associations.
Anticiper la prochaine assemblée générale de votre association avec le vote électronique. Lorsque les rassemblements sont interdits, il permet d’offrir aux associations un espace d’exercice démocratique en ligne, en ayant simplement un accès à Internet. Si ce mode de scrutin vous intéresse, nous vous invitons à vérifier qu’il n’est pas contraire aux modalités de vote décrites dans les statuts de votre association.
Nous espérons sincèrement que ces quelques idées vous aideront à maintenir votre association à flot dans cette période difficile et le moral de vos troupes aussi bon que possible. Si vous avez des questions ou des suggestions de sujets à nous fournir, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous nous ferons un plaisir d’y répondre !
Pour terminer, bien qu’il semble encore tôt pour imaginer l’impact de la crise sanitaire au sein de votre organisation, nous savons d’ores et déjà qu’il faudra rassurer les usagers, remobiliser les équipes, renouer avec les financeurs, consolider les ressources, soigner la communication, etc. Anticiper la sortie de crise est un excellent levier pour maintenir la mobilisation de vos équipes. N’hésitez donc pas à les solliciter pour mettre en place la suite des événements. Pour cela, inutile de créer des dispositifs compliqués.
Faites-vous confiance, capitalisez sur vos ressources internes, soyez à l’écoute de vos usagers et de vos équipes. Ce sera le meilleur moyen pour vous, votre équipe et votre organisation d’assurer une sortie de crise qui soit la plus douce possible.
Dans notre prochaine newsletter , nous espérons vous parler de tous nos projets.
Toute l’équipe de l’Office des Sports Yonnais vous souhaite bon courage dans cette période tumultueuse.